Wyciąg z §3 poniższego Regulaminu:

5. W przypadku rezygnacji do dn. 10.05.2023 r. włącznie, Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 400 zł netto + VAT.

6. W przypadku rezygnacji po dn. 10.05.2023 r., Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 100% wartości netto kosztów udziału, którego dotyczy rezygnacja powiększonych o należny VAT.

REGULAMIN UCZESTNICTWA W  XVI Smart City Forum & Gali Smart City  „Konferencji oraz Gali”
zwany dalej „Regulaminem”

§1

Zasady uczestnictwa w Konferencji oraz Gali

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji oraz Gali jest dokonanie zgłoszenia Uczestników (zgodnie z definicją §2 ust. 5 poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej www.mmcpolska.pl i uiszczenie opłaty za uczestnictwo we wskazanym terminie).

2. Koszt uczestnictwa jednego Uczestnika w Konferencji oraz Gali wynosi:

   1. Cena dla biznesu:
      3490 zł + 23% VAT do 10.05.2023 r.
      4290 zł + 23 % VAT po 10.05.2023 r.

3. Cena uczestnictwa w Konferencji oraz Gali obejmuje prelekcje, materiały, miejsce przy stoliku na gali oraz kolację.

4. Cena uczestnictwa w Konferencji oraz Gali nie obejmuje noclegu.

5. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń to 31.05.2023 r .

6. Za termin dostarczenia zgłoszenia uznaje się datę jego wpływu na adres mailowy Organizatora.

7. Zgłoszenie jest ważne i uważa się za potwierdzone w momencie otrzymania, na adres e-mail wskazany przez Zgłaszającego, wiadomości e-mail z potwierdzeniem zgłoszenia i fakturą pro-forma.

8. Dokonanie zgłoszenia zgodnie z powyższymi ustępami jest wiążącą umową i jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszego Regulaminu i akceptacją zawartych w nim warunków, w tym zapłatą za dokonanie zgłoszenia.

9. Udział w Konferencji oraz Gali obejmuje:
   1. utrwalanie wizerunku Uczestników w postaci fotografii analogowych lub cyfrowych, streamingu w Internecie, wideogramów lub utworów audiowizualnych podczas Konferencji oraz Gali;
   2. przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) o ochronie danych osobowych oraz Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), w tym w szczególności poprzez noszenie przez Uczestników w widocznym miejscu identyfikatorów obejmujących następujące dane osobowe : imię, nazwisko, firma.

§2

Postanowienia ogólne

1. Organizatorem  XVI Smart City Forum & Gali Smart City  (dalej: „Konferencja oraz Gala”), jest MM Conferences S. A. z siedzibą w Warszawie (00-193), przy ul. Stawki 2 (dalej: „Organizator”).

2. Konferencja oraz Gala odbywa się w miejscu i w czasie wskazanym przez Organizatora.

3. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia uczestnictwa, które następuje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej, o której mowa w §1 ust. 1.

4. „Zgłaszający” to podmiot, który poprzez uzupełnienie formularzy zgłasza uczestnika/uczestników Konferencji oraz Gali i dokonuje płatności na podstawie otrzymanej faktury pro-forma.

5. „Uczestnik” to osoba/osoby, zgłoszone przez Zgłaszającego, które mają prawo do udziału w Konferencji oraz Gali.

6. Organizator zastrzega sobie prawo selekcji zgłoszeń, w szczególności do odrzucania zgłoszeń kierowanych przez podmioty prowadzące działalność konkurencyjną wobec Organizatora.

7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie, lokalizacji Konferencji oraz Gali i/albo prowadzących.

§3

Płatność i rezygnacja

1. Płatności, zgodnie z otrzymaną fakturą pro-forma należy dokonać w terminie 7 (siedmiu) dni od jej otrzymania jednakże przed dniem Konferencji oraz Gali, o ile zgłoszenie jej dotyczy, na numer rachunku bankowego na niej wskazany.

2. Rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji oraz Gali, o ile takowa jest organizowana, można dokonać w każdym momencie z zastrzeżeniem poniższych ustępów.

3. Rezygnację z uczestnictwa w Konferencji oraz Gali, o ile takowa jest organizowana, należy dokonać pisemnie, listem priorytetowym, na adres siedziby Organizatora wskazany w §2 ust. 1.

4. Za „Dzień Zgłoszenia Rezygnacji”, uznaje się datę stempla pocztowego.

5. W przypadku rezygnacji do dn. 10.05.2023 r. włącznie, Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 400 zł netto + VAT.

6. W przypadku rezygnacji po dn. 10.05.2023 r., Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 100% wartości netto kosztów udziału, którego dotyczy rezygnacja powiększonych o należny VAT.

7. W przypadku, gdy pomimo dokonania rezygnacji, Uczestnik/Uczestnicy wziął/wzięli udział w Konferencji oraz Gali, o ile takowa była organizowana (w sytuacji gdy Konferencja oraz Gala odbywa się po Dniu Zgłoszenia Rezygnacji a przed dniem doręczenia odstąpienia do Organizatora), Zgłaszający ma obowiązek zapłacić pełną kwotę za uczestnictwa osób, które nie wzięły udziału w Konferencji oraz Gali.

8. W przypadku, gdy Zgłaszającym jest osoba fizyczna a zgłoszenie nie dotyczy prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, rezygnacji można dokonać w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia, pisemnie, listem priorytetowym, na adres siedziby Organizatora wskazany w §1 ust. 1.

9. Jeżeli przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie i przed Dniem Zgłoszenia Rezygnacji, o których mowa w ust. 3 i 4 powyżej, odbędzie się Konferencja oraz Gala, o ile takowa był organizowana, a zgłoszenie dotyczyło uczestnictwa w niej, Zgłaszający zostanie obciążony pełnymi kosztami, według otrzymanej faktury pro-forma.

10. Brak rezygnacji z udziału i nie wzięcie udziału w Konferencji oraz Gali o ile takowa była organizowana a zgłoszenie dotyczyło udziału w niej, powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.

11. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału.

12. Zamiast Uczestnika w Konferencji oraz Gali, o ile takowa jest organizowana, a zgłoszenie dotyczyło uczestnictwa w nim, może wziąć udział inna osoba pod warunkiem przesłania danych osoby zastępczej drogą mailową w terminie do 7 (siedmiu) dni przed rozpoczęciem Konferencji oraz Gali.