Efektywny Office Manager, czyli Lean Office w procesach biurowych
Grupa tematyczna: HR i Kadry, Project Management
Data: 05-06.03.2020r.
Program
Rejestracja i poranna kawa
Świat Lean jako etap myślenia procesowego - postrzegania otaczających nas procesów
Rozbieżne cele wewnątrz firmy - wdrażanie Lean Office?
Zazębianie się procesów przepływu informacji, materiałów i pieniędzy pomiędzy współpracującymi ze sobą podmiotami/działami.
- "Wyniesienie ponad perspektywę mojego działu" i zrozumienie na przykładach przyczyn powstawania wewnątrz firmy sprzecznych celów - warunki i przeszkody ustalania spójnych wewnętrznie działań firmy
Przerwa kawowa
Wprowadzenie do Lean Office
- Siedem źródeł strat w spojrzeniu lean
- Identyfikacja strat
- Wartość dodana z punktu widzenia klienta
- Charakterystyka muda w obszarze administracyjnym
- Pojęcie klienta wewnętrznego, jak i jej/jego definicji wartości
Przerwa na lunch
Wskaźniki i audyt Lean Office
- Zasadność stosowania wskaźników
- Przykładowe wskaźniki i mierniki lean office
- Arkusz audytu, waste walk
- Sposób przeprowadzania audytów, częstotliwość
- Interpretacja wyników audytu
Zakończenie I dnia
Rejestracja i poranna kawa
5S i Poka-Yoke dla redukcji błędów i zbędnego ruchu - metody wizualizacji wykorzystywane w Lean Office
Uczestnicy na praktycznych przykładach, jak i błędach wdrożeniowych dowiadują się, do czego 5S można wykorzystać, a do czego nie. Rozumieją dlaczego „Jeden obraz wart jest więcej niż tysiąc słów”
- Etapy i zasady wdrażania 5S
- Poka - Yoke czyli budowanie systemów wytwórczych, procesów, modeli decyzyjnych odpornych na błędy ludzkie:
- Przykłady, jak w „prosty” sposób można budować systemy odporne na błędy wprowadzane do procesu przez człowieka
- 5S i jego pięć elementów - zasady postępowania na każdym etapie prac (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain)
- Przyporządkowanie każdego „S” do wybranych źródeł strat
- Metody i techniki kontroli wizualnej dla podtrzymania funkcjonowania 5S
- Warsztat - „porządek i czystość”
Przerwa kawowa
Kanban jako narzędzie wspierające gospodarkę materiałami biurowymi, przekazujące potrzeby w modelu Pull
Szkolona grupa dowiaduje się jak technicznie „zasysać” proces poprzez wykorzystanie Kanban. Dowiaduje się również, kiedy jest możliwe wykorzystanie tej metody dla uruchomienia Pull, a kiedy należy szukać innych rozwiązań.
- Charakterystyka systemu i korzyści z jego wykorzystania
- Elementy systemu
- Projektowanie rozwiązań kanban
Przerwa na lunch
Warsztat - mapowanie procesów biznesowych
Zasady analizy i budowy strumienia procesów biznesowych. Modelowanie procesu celem eliminacji i redukcji elementów nie dodających wartości dla klienta:
- Co to jest mapowanie i kiedy go używać?
- Identyfikacja strat
- Wiarygodność zebranych danych - metody obserwacji
- Zasady pomiaru czasu
- Opis strumienia wartości dla case: bazującego na realnym procesie z projektu
- Warsztat - mapowanie strumienia wartości procesów na przykładzie wybranego wycinka procesu organizacji
- Mapowanie strumienia wartości
- Identyfikacja elementów wchodzących w skład siedmiu obszarów strat
- Pomysły zmian, usprawnień
- Wypracowanie mapy stanu obecnego, przyszłego oraz strategii działania
Zakończenie szkolenia; wręczenie certyfikatów Uczestnikom
Opis wydarzenia
Korzyści dla uczestników:
- Poznanie koncepcji lean office na poziomie pozwalającym określić potrzeby dla stosowania koncepcji w zakładzie - zakresu implementacji metody
- Poznanie metod analizy danych i problemów
- Umiejętność powiązania programu lean office ze strategią przedsiębiorstwa/wydziału/działu
- Skuteczne wspieranie i nadzór nad pracą zespołów projektowych (wdrożeniowych)
- Przełamanie obaw i lęków osób zaangażowanych we wdrożenie lean office
Cel warsztatu:
Eliminowanie czynności, które są niepotrzebne np. nadprodukcja - wiele kopii, zapasy, wiele danych - powielanie, oczekiwania na decyzje, poprawiania braków oraz błędów w dokumentacji - zbędne przetwarzanie, nadmierny ruch - zbędne przemieszczanie dokumentów pomiędzy działami.
Wszystkie wymienione elementy mają swoje negatywne odbicie w jakości, kosztach i czasie trwania procesów administracyjnych i biurowych. Zastosowanie koncepcji Lean w biurze to redukcja kompleksowości procesów powstawania dokumentów, realizacji procedur, podejmowania decyzji. To również skrócenie czasów realizacji zleceń i działań usługowych, niższe koszty obsługi, wyższa jakość oraz satysfakcja klientów zewnętrznych i wewnętrznych.
Metody pracy:
- Dyskusja na przykładach
- Prezentacja multimedialna
- Warsztaty i ćwiczenia praktyczne
- Studium przypadku
Profil uczestnika:
- Kierownictwo przedsiębiorstw (zarząd, dyrekcja, właściciele firm produkcyjnych)
- Pracownicy biurowi, asystentki, office managerowie
- Pozostałe osoby uczestniczące w procesach logistycznych (technolodzy, konstruktorzy, zaopatrzeniowcy)
Regulamin
Wyciąg z §3 poniższego Regulaminu:
-
W przypadku rezygnacji do dn. 30.01.2020 r. włącznie, Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 400 zł netto + VAT.
-
W przypadku rezygnacji po dn. 30.01.2020 r., Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 100% wartości netto kosztów udziału, którego dotyczy rezygnacja powiększonych o należny VAT.
REGULAMIN UCZESTNICTWA W Efektywny Office Manager, czyli Lean Office w procesach biurowych „Szkoleniu” zwany dalej „Regulaminem”
§1
Zasady uczestnictwa w Szkoleniu
-
Warunkiem uczestnictwa w Szkoleniu jest dokonanie zgłoszenia Uczestników (zgodnie z definicją §2 ust. 5 poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej www.mmcpolska.pl i uiszczenie opłaty za uczestnictwo we wskazanym terminie.
-
Koszt uczestnictwa jednego Uczestnika w Szkoleniu wynosi, w zależności o terminu dokonania zgłoszenia:
-
1195 zł + 23% VAT do 30.01.2020 r.
-
1395 zł + 23% VAT po 30.01.2020 r.
-
-
Cena uczestnictwa w Szkoleniu obejmuje prelekcje, materiały dotyczące Szkolenia, przerwy kawowe oraz lunch.
-
Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń to 04.03.2020 r.
-
Za termin dostarczenia zgłoszenia uznaje się datę jego wpływu na adres mailowy Organizatora.
-
Zgłoszenie jest ważne i uważa się za potwierdzone w momencie otrzymania, na adres e-mail wskazany przez Zgłaszającego, wiadomości e-mail z potwierdzeniem zgłoszenia i fakturą pro-forma.
-
Dokonanie zgłoszenia zgodnie z powyższymi ustępami jest wiążącą umową i jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszego Regulaminu i akceptacją zawartych w nim warunków, w tym zapłatą za dokonanie zgłoszenia.
- Udział w Szkoleniu obejmuje:
- utrwalanie wizerunku Uczestników w postaci fotografii analogowych lub cyfrowych, streamingu w Internecie, wideogramów lub utworów audiowizualnych podczas Szkolenia;
- przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2019 roku (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1000) o ochronie danych osobowych oraz Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), w tym w szczególności poprzez noszenie przez Uczestników w widocznym miejscu identyfikatorów obejmujących następujące dane osobowe: imię, nazwisko, firma.
§2
Postanowienia ogólne
-
Organizatorem Efektywny Office Manager, czyli Lean Office w procesach biurowych (dalej: „Szkolenie”), jest MM Conferences S. A. z siedzibą w Warszawie (00-241), przy ul. Długiej 44/50 (dalej: „Organizator”).
-
Szkolenie odbywa się w miejscu i w czasie wskazanym przez Organizatora.
-
Niniejszy Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia uczestnictwa, które następuje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej, o której mowa w §1 ust. 1.
-
„Zgłaszający” to podmiot, który poprzez uzupełnienie formularzy zgłasza uczestnika/uczestników Szkolenia i dokonuje płatności na podstawie otrzymanej faktury pro-forma.
-
„Uczestnik” to osoba/osoby, zgłoszone przez Zgłaszającego, które mają prawo do udziału w Szkoleniu.
-
Organizator zastrzega sobie prawo selekcji zgłoszeń, w szczególności do odrzucania zgłoszeń kierowanych przez podmioty prowadzące działalność konkurencyjną wobec Organizatora.
-
Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie, lokalizacji Szkolenia i/albo prowadzących.
§3
Płatność i rezygnacja
-
Płatności, zgodnie z otrzymaną fakturą pro-forma należy dokonać w terminie 14 (czternastu) dni od jej otrzymania jednakże przed dniem Szkolenia, o ile zgłoszenie jej dotyczy, na numer rachunku bankowego na niej wskazany.
-
Rezygnacji z uczestnictw w Szkoleniu, o ile takowa jest organizowana, można dokonać w każdym momencie z zastrzeżeniem poniższych ustępów.
-
Rezygnację z uczestnictwa w Szkoleniu, o ile takowa jest organizowana, należy dokonać pisemnie, listem priorytetowym, na adres siedziby Organizatora wskazany w §2 ust. 1.
-
Za „Dzień Zgłoszenia Rezygnacji”, uznaje się datę stempla pocztowego.
-
W przypadku rezygnacji do dn. 30.01.2020 r. włącznie, Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 400 zł netto + VAT.
-
W przypadku rezygnacji po dn. 30.01.2020 r., Zgłaszający zobowiązany jest do pokrycia 100% wartości netto kosztów udziału, którego dotyczy rezygnacja powiększonych o należny VAT.
-
W przypadku, gdy pomimo dokonania rezygnacji, Uczestnik/Uczestnicy wziął/wzięli udział w Szkoleniu, o ile takowy były organizowany (w sytuacji gdy Szkolenie odbywa się po Dniu Zgłoszenia Rezygnacji a przed dniem doręczenia odstąpienia do Organizatora), Zgłaszający ma obowiązek zapłacić pełną kwotę za uczestnictwa osób, które wzięły udział w Szkoleniu.
-
W przypadku, gdy Zgłaszającym jest osoba fizyczna a zgłoszenie nie dotyczy prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, rezygnacji można dokonać w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia, pisemnie, listem priorytetowym, na adres siedziby Organizatora wskazany w §1 ust. 1.
-
Jeżeli przed upływem 14-dniowego terminu na odstąpienie i przed Dniem Zgłoszenia Rezygnacji, o których mowa w ust. 3 i 4 powyżej, odbędzie się Szkolenie, o ile takowy był organizowany, a zgłoszenie dotyczyło uczestnictwa w niej, Zgłaszający zostanie obciążony pełnymi kosztami, według otrzymanej faktury pro-forma.
-
Brak rezygnacji z udziału i nie wzięcie udziału w Szkoleniu o ile takowy był organizowany a zgłoszenie dotyczyło udziału w niej, powoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.
-
Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału.
-
Zamiast Uczestnika w Szkoleniu, o ile takowy jest organizowany, a zgłoszenie dotyczyło uczestnictwa w nim, może wziąć udział inna osoba pod warunkiem przesłania danych osoby zastępczej drogą mailową w terminie do 7 (siedmiu) dni przed rozpoczęciem Szkolenia.